Workflow zuweisen
Internen Dokumentenfluss organisieren, effizient abarbeiten und zur richtigen Zeit an entsprechende Abteilungen zuweisen.
1. Maske öffnen
Über das Grundmenü: ARCHIVIEREN. Es öffnet sich zunächst die Maske zur Archivierung von Dokumenten.
Wählen Sie das entsprechende Dokument, welches Sie zur Bearbeitung Zuweisen möchten, aus der Liste aus und klicken anschließend auf den Button WORKFLOW.
Es öffnet sich wieder ein neues Eingabefenster ...
Wichtig:
Die Zuweisung eines Dokuments an einen Kollegen, muss vor dem Archivierungsvorgang erfolgen!
2. Dokument zuweisen
... wählen Sie aus der linken Tabelle zuerst das Projekt, um welches es sich handelt aus.
Nachfolgend die Aufgabe, welche in Auftrag gegeben wird.
Als nächstes weisen Sie: STANDORT, ABTEILUNG und den MITARBEITER zu.
Im unteren Bereich der Maske vergeben Sie alle weiteren notwendigen Angaben, wie: Datum, Priorität, Status und eine kurze Beschreibung an Ihren Kollegen. Im Anschluss speichern und vergeben Sie die Aufgabe mit Klick auf den Button: SPEICHERN und SCHLIESSEN.
Info:
Durch Klick auf den Button: SPEICHERN, wird die vorherige Eingabe gespeichert und alle Felder für eine neue Zuweisung geleert.
3. Dokument zuweisen und als E-Mail versenden
Über den oberen Button: E-MAIL, können Sie unabhängig des zugewiesenen Mitarbeiters, wichtige Anmerkungen oder Informationen als E-Mail versenden.
Wählen Sie rechts aus der Tabelle (falls vorhanden) die gewünschte Mailadresse aus. Optional tragen Sie auf der linken Seite in das Feld: E-MAIL, die Adresse ein. Füllen Sie alle weiteren Angaben aus und bestätigen Ihre Eingaben mittels dem Button: SENDEN.
Die E-Mail wurde hiermit versendet und Sie können mit der Zuweisung fortfahren.
INFO:
Voraussetzung für das Arbeiten mit dem Modul Workflow sind: die Freischaltung des Moduls, die Anlage von Projekten & Aufgaben sowie bestehende Abteilungen und Mitarbeiter.
Die Projektanlage finden Sie unter dem Menüpunkt: EINSTELLUNGEN -> WORKFLOW VORLAGEN VERWALTEN.
Hier geht es zur Beschreibung.
Die Anlage der Abteilungen finden Sie unter dem Menüpunkt: EINSTELLUNGEN -> ABTEILUNGEN ANLEGEN.
Hier geht es zur Beschreibung.