1. Maske öffnen
Über das Grundmenü: STAMMDATEN / DEBITOR / KREDITOR.
2. Auswahl bestehendes Personenkonto
Wählen Sie aus den angezeigten Personenkonten in der Tabelle das zu bearbeitende aus. Hierzu klicken Sie innerhalb der Tabelle einmal auf die gewünschte Zeile und bestätigen Ihre Auswahl mit dem blauen Button: EINZELANSICHT.
Tipp:
Der Wechsel in die Einzelansicht lässt sich auch ohne Maus steuern. Mittels Ihrer Pfeiltasten auf der Tastatur markieren Sie das gewünschte Personenkonto und öffnen dieses anschließend zur Ansicht mit der Return- oder Enter-Taste.
3. Ausgewähltes Personenkonto bearbeiten
Sämtliche Eintragungen stehen zur Bearbeitung bereit, nehmen Sie die Änderungen gemäß Ihren Angaben vor.
4. Speichern der Änderungen
Speichern Sie Ihre Änderungen, mittels des blauen Buttons: SPEICHERN.
Wird der Menüpunkt über den Button SCHLIESSEN oder mittels der ESC-Taste verlassen, so werden evtl. durchgeführte Änderungen nicht gespeichert.
5. Anlage von einem neuen Personenkonto
Zur Neuanlage drücken Sie die den blauen Button: NEU. Nach dem Öffnen der Eingabemaske, füllen Sie alle nötigen Felder nach Ihren Angaben aus.
Über den hellblauen Button mit dem PLUS-SYMBOL kann die nächste freie Kontonummer für die Anlage eines neuen Debitors oder Kreditors automatisch aufgerufen werden.
Nutzen Sie diese Funktion bitte nur, wenn Sie keine Daten aus den Warenwirtschaftssystemen AMS ARISTA oder AMS EIRIS übernehmen. Bei der Übernahme aus den Warenwirtschaftssystemen werden die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren mit übergeben – und somit auch die Kontonummern der Personenkonten.
Bei zusätzlich manueller Anlage der Konten könnten die Kontonummern „kollidieren“.
6. Speichern Ihrer Eingaben
Sämtliche Eingaben müssen im Anschluss gespeichert werden, über den blauen Button: SPEICHERN.
Tipp:
Alle nötigen Details zu den einzelnen Feldern, finden Sie weiter unten im Beitrag.
- USt-ID-
Nummer: - Die Eintragung der USt-ID-Nummer ist in zwei Teile aufgespaltet:
EU-LÄNDERKENNZEICHEN: Sämtliche Länder der europäischen Union sind mit den entsprechenden Kürzeln hinterlegt und können im Dropdown-Feld ausgewählt werden.
IDENTNUMMER: Diese Nummer wird herangezogen bei einer Buchung, die auf ein Konto läuft, bei welchem das Feld „Zusammenfassende Meldung“ aktiviert ist. Auf der Zusammenfassenden Meldung wird diese Nummer ausgedruckt. Eine Überprüfung der Identnummer findet nicht statt. Achten Sie bitte unbedingt darauf, dass die Nummer korrekt und ohne Leerzeichen eingetragen wird, da andernfalls die Datei zur ELSTER-Meldung der „Zusammenfassenden Meldung“ fehlerhaft ist. - Steuer-nummer:
- In diesem Feld kann die Steuernummer des Kunden / Lieferanten eingetragen werden.
- Kreditlimit:
- Dient nur der Information – wird derzeit nicht ausgewertet.
- Bonität:
- Dient nur der Information - wird derzeit nicht ausgewertet.
- Kd-/Li-Nummer:
- Hier wird beispielsweise die Kundennummer eingetragen, die Ihr Mandant bei dem Lieferanten hat. Diese Nummer kann bei den automatischen Zahlungen herangezogen werden. Somit ist dem Lieferanten bekannt um welchen Kunden es sich bei der Zahlung handelt.
- Sachkonto Debitor:
- Derzeit nicht aktiv.
- Sachkonto Kreditor:
- Derzeit nicht aktiv.
- Fremd-währung:
- Für die Verbuchung der Belege des Kunden / Lieferanten in dessen Landeswährung, sofern dieser in einer Fremdwährung in der Finanzbuchhaltung geführt wird. Hierzu ist es erforderlich, dass im Mandantenstamm unter dem Menüpunkt: MANDANT / BEARBEITEN die Fremdwährung aktiviert wurde.
- Vertreter:
- Jedem Kunden / Lieferanten kann ein Vertreter zugeordnet werden. Dieser Vertreter wird bei der Verbuchung der Belege in den OP-Beleg übernommen. Die Eintragung kann bei der Erfassung der Belege geändert oder entfernt werden. Auch eine manuelle Eintragung des Vertreters bei der Belegerfassung ist möglich. Werden die Vertreter in die OP-Belege eingebunden ist anschließend eine Auswertung der OP´s nach Vertreter durchführbar.
- Kontenvor-belegung:
- Die Kontenvorbelegung dient der Steuerung zur Verbuchung des Einzuges. Bei den Einzugsmodul handelt es sich um ein Zusatzmodul für den automatischen monatlichen Einzug von gleichbleibenden Raten und deren automatischer Verbuchung.
- Konto
nummer: - Die Eingabe der Kontonummer ist nicht mehr zwingend erforderlich da im Zahlungsverkehr IBAN und BIC verwendet werden.
- BLZ:
- Die Eingabe der Bankleitzahl ist nicht mehr zwingend erforderlich da im Zahlungsverkehr IBAN und BIC verwendet werden.
- Bankname:
- Der Bankname dient nur der Information ist für den Ablauf des Zahlungsverkehrs nicht relevant.
- IBAN:
- Eintragung zur Durchführung des Zahlungsverkehrs unbedingt erforderlich. Tragen Sie die IBAN ohne Leerzeichen ein. Eine Überprüfung der Eintragung wird nicht durchgeführt.
- BIC:
- Eintragung zur Durchführung des Zahlungsverkehrs unbedingt erforderlich. Tragen Sie die BIC ohne Leerzeichen ein. Eine Überprüfung der Eintragung wird nicht durchgeführt.
- Zahlungs-bedingungen:
- Auswahl aus den in den STAMMDATEN / ZAHLUNGEN angelegten Zahlungsbedingungen. Bei der manuellen Einbuchung der Eingangsbelege werden die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen in den OP übernommen. Die Zahlungsbedingungen können bei der Erfassung jederzeit geändert werden. Auch eine Nachträgliche Änderung der Zahlungsbedingung im OP ist durchführbar.
- Skonto 1:
- Die Eintragungen werden nach der Auswahl der Zahlungsbedingung automatisch übernommen. Hierbei handelt es sich um:
Tage: Zeitraum für den Skontoabzug Skonto 1.
Skonto %: Prozentualer Nachlass Skonto 1.
Tage netto: Valutazeitraum des OP´s.
Eine manuelle Eintragung / Änderung ist in diesen Feldern nicht möglich. - Skonto 2:
- Die Eintragungen werden nach der Auswahl der Zahlungsbedingung automatisch übernommen. Hierbei handelt es sich um:
Tage: Zeitraum für den Skontoabzug Skonto 1.
Skonto %: Prozentualer Nachlass Skonto 1.
Eine manuelle Eintragung / Änderung ist in diesen Feldern nicht möglich. - Letzter Einzug:
- In diesem Feld wird das Datum des letzten durchgeführten Einzuges bei dem Kunden / Lieferanten eingetragen.
- SEPA gültig ab:
- In diesem Feld wird das Gültigkeitsdatum des SEPA-Einzuges eingetragen. Die Gültigkeit des SEPA-Einzuges ist zeitlich begrenzt.
- Mandats-referenz:
- Die Mandatsreferenz dient der eindeutigen Zuordnung. Standardmäßig wird bei der Anlage eines Personenkontos die Kontonummer in dieses Feld übernommen.
- Zahlungs-eingang:
- Beim Zahlungseingang kann festgelegt werden, wie mit den Guthaben des Kreditors im Zahlungsverkehr verfahren wird. Die Eintragungen werden bei der Erfassung des OP´s für den Kreditor übernommen, können aber verändert werden. Auch eine nachträgliche Änderung des Zahlungseinganges ist möglich.
- SEPA-Lastschrift:
- Der Einzug wird per SEPA-Lastschriftverfahren durchgeführt.
- Überweisung:
- Die Überweisung erfolgt durch den Debitor.
- Zahlungs-ausgang:
- Beim Zahlungsausgang kann festgelegt werden, wie mit den Verbindlichkeiten des Kreditors im Zahlungsverkehr verfahren wird. Die Eintragungen werden bei der Erfassung des OP´s für den Kreditor übernommen, können aber verändert werden. Auch eine nachträgliche Änderung des Zahlungsausganges ist möglich.
- SEPA-Überweisung:
- Die Zahlung erfolgt per SEPA-Überweisung.
- Bankeinzug:
- Bankeinzug durch den Debitor oder per manueller Überweisung.
- Mahnsperre:
- Mahnsperre bei der Durchführung eines Mahnlaufes.
- Aktivierung:
- Wird die Mahnsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Debitor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich. Die Aktivierung dieses Feldes bedeutet eine grundsätzliche Mahnsperre, welche zeitlich nicht begrenzt ist. Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen mit einer Mahnsperre zu belegen.
- Datum:
- Soll die Mahnsperre zeitlich begrenzt sein, so ist in dieses Feld das Datum einzutragen, bis zu welchem Tag die Mahnung ausgesetzt wird. Wird die Mahnsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Debitor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich.
- Zahlsperre:
- Zahlsperre bei der Durchführung eines Zahlungslaufes.
- Aktivierung:
- Wird die Zahlsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträglich Änderung ist ebenfalls möglich. Die Aktivierung dieses Feldes bedeutet eine grundsätzliche Zahlsperre, welche zeitlich nicht begrenzt ist. Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen mit einer Zahlsperre zu belegen.
- Datum:
- Soll die Zahlsperre zeitlich begrenzt sein, so ist in dieses Feld das Datum einzutragen, bis zu welchem Tag die Zahlung ausgesetzt wird. Wird die Zahlsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich.
- Einzugs-sperre:
- Einzugssperre bei der Durchführung eines Zahlungslaufes.
- Aktivierung:
- Wird die Einzugssperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich. Die Aktivierung dieses Feldes bedeutet eine grundsätzliche Einzugssperre, welche zeitlich nicht begrenzt ist. Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen mit einer Einzugssperre zu belegen.
- Datum:
- Soll die Zahlsperre zeitlich begrenzt sein, so ist in dieses Feld das Datum einzutragen, bis zu welchem Tag die Zahlung ausgesetzt wird. Wird die Zahlsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich.
- Zahlungs-bedingungen:
- Auswahl aus den in den STAMMDATEN / ZAHLUNGEN angelegten Zahlungsbedingungen. Bei der manuellen Einbuchung der Eingangsbelege werden die hier hinterlegten Zahlungsbedingungen in den OP übernommen. Die Zahlungsbedingungen können bei der Erfassung jederzeit geändert werden. Auch eine Nachträgliche Änderung der Zahlungsbedingung im OP ist durchführbar.
- Skonto 1:
- Die Eintragungen werden nach der Auswahl der Zahlungsbedingung automatisch übernommen. Hierbei handelt es sich um:
Tage: Zeitraum für den Skontoabzug Skonto 1.
Skonto %: Prozentualer Nachlass Skonto 1.
Tage netto: Valutazeitraum des OP´s.
Eine manuelle Eintragung / Änderung ist in diesen Feldern nicht möglich. - Skonto 2:
- Die Eintragungen werden nach der Auswahl der Zahlungsbedingung automatisch übernommen. Hierbei handelt es sich um:
Tage: Zeitraum für den Skontoabzug Skonto 1.
Skonto %: Prozentualer Nachlass Skonto 1.
Eine manuelle Eintragung / Änderung ist in diesen Feldern nicht möglich. - Letzter Einzug:
- In diesem Feld wird das Datum des letzten durchgeführten Einzuges bei dem Kunden / Lieferanten eingetragen.
- SEPA gültig ab:
- In diesem Feld wird das Gültigkeitsdatum des SEPA-Einzuges eingetragen. Die Gültigkeit des SEPA-Einzuges ist zeitlich begrenzt.
- Mandats-referenz:
- Die Mandatsreferenz dient der eindeutigen Zuordnung. Standardmäßig wird bei der Anlage eines Personenkontos die Kontonummer in dieses Feld übernommen.
- Zahlungs-eingang:
- Beim Zahlungseingang kann festgelegt werden, wie mit den Guthaben des Kreditors im Zahlungsverkehr verfahren wird. Die Eintragungen werden bei der Erfassung des OP´s für den Kreditor übernommen, können aber verändert werden. Auch eine nachträgliche Änderung des Zahlungseinganges ist möglich.
- SEPA-Lastschrift:
- Der Einzug wird per SEPA-Lastschriftverfahren durchgeführt.
- Überweisung:
- Die Überweisung erfolgt durch den Kreditor.
- Zahlungs-ausgang:
- Beim Zahlungsausgang kann festgelegt werden, wie mit den Verbindlichkeiten des Kreditors im Zahlungsverkehr verfahren wird. Die Eintragungen werden bei der Erfassung des OP´s für den Kreditor übernommen, können aber verändert werden. Auch eine nachträgliche Änderung des Zahlungsausganges ist möglich.
- SEPA-Überweisung:
- Die Zahlung erfolgt per SEPA-Überweisung.
- Bankeinzug:
- Bankeinzug durch den Kreditor oder per manueller Überweisung.
- Mahnsperre:
- Mahnsperre bei der Durchführung eines Mahnlaufes.
- Aktivierung:
- Wird die Mahnsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Debitor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich. Die Aktivierung dieses Feldes bedeutet eine grundsätzliche Mahnsperre, welche zeitlich nicht begrenzt ist. Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen mit einer Mahnsperre zu belegen.
- Datum:
- Soll die Mahnsperre zeitlich begrenzt sein, so ist in dieses Feld das Datum einzutragen, bis zu welchem Tag die Mahnung ausgesetzt wird. Wird die Mahnsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Debitor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich.
- Zahlsperre:
- Zahlsperre bei der Durchführung eines Zahlungslaufes.
- Aktivierung:
- Wird die Zahlsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich. Die Aktivierung dieses Feldes bedeutet eine grundsätzliche Zahlsperre, welche zeitlich nicht begrenzt ist. Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen mit einer Zahlsperre zu belegen.
- Datum:
- Soll die Zahlsperre zeitlich begrenzt sein, so ist in dieses Feld das Datum einzutragen, bis zu welchem Tag die Zahlung ausgesetzt wird. Wird die Zahlsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich.
- Einzugs-sperre:
- Einzugssperre bei der Durchführung eines Zahlungslaufes.
- Aktivierung:
- Wird die Einzugssperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich. Die Aktivierung dieses Feldes bedeutet eine grundsätzliche Einzugssperre, welche zeitlich nicht begrenzt ist. Es gibt auch die Möglichkeit, einzelne Rechnungen mit einer Einzugssperre zu belegen.
- Datum:
- Soll die Zahlsperre zeitlich begrenzt sein, so ist in dieses Feld das Datum einzutragen, bis zu welchem Tag die Zahlung ausgesetzt wird. Wird die Zahlsperre aktiviert, so wird diese Sperre bei der Einbuchung der OP´s zu diesem Kreditor übernommen. Die Einstellung kann bei der manuellen Buchung geändert werden. Eine nachträgliche Änderung ist ebenfalls möglich.
Besonderheiten in den Personenkonten
Druckfunktionen, Anlagefunktionen sowie vereinfachte Handhabungen.
Besonderheit Navigieren zwischen Personenkonten
In der Einzelansicht befindet sich noch eine Funktion, welche das „Blättern“ innerhalb der Personenkonten erlaubt.
Blaues Pfeilsymbol auf der linken Seite: Anzeige des vorherigen Debitors / Kreditors.
Blaues Pfeilsymbol auf der rechten Seite: Anzeige des folgenden Debitors / Kreditors.
Besonderheit Druckfunktion
Die Besonderheit im Personenkonto ist, das Ausdrucken aller relevanter Stammdaten, wie:
-
- Anschrift
- Kontaktdaten
- Bankdaten
- Zahlungsbedingungen OP´s
- noch offene OP´s mit Informationen zu Typ:
D (debitorisch) und K (kreditorisch) - OP-Beleg
- Datum
- Buchungstext
- Fälligkeit
- Skonto 1
- Valutadatum
- Mahnkennzeichen
- Betrag
- Noch offener Betrag
- Saldo der OP´s
Für den Ausdruck drücken Sie bitte auf den blauen Button: DRUCKEN.
Besonderheit automatische Vergabe neuer Kontonummer
Über den hellblauen Button mit dem PLUS-SYMBOL kann die nächste freie Kontonummer für die Anlage eines neuen Debitors oder Kreditors automatisch aufgerufen werden.
Nutzen Sie diese Funktion bitte nur, wenn Sie keine Daten aus den Warenwirtschaftssystemen AMS ARISTA oder AMS EIRIS übernehmen.
Bei der Übernahme aus den Warenwirtschaftssystemen werden die Stammdaten der Kreditoren und Debitoren mit übergeben – und somit auch die Kontonummern der Personenkonten.
Bei zusätzlich manueller Anlage der Konten könnten die Kontonummern „kollidieren“.