FAQ - Häufig gestellte Fragen
Sie konnten in den Beschreibungen nicht finden wonach Sie suchen?
Vielleicht ist in dieser Rubrik, der am häufigsten gestellten Fragen, ja die richtige Antwort dabei.
AMS FINANZ
Buchungserfassung - Wie erstelle ich eine Splittbuchung?
Tragen Sie hierzu in der unteren Erfassungszeile in das Feld: SOLLKONTO ein Sternchen-Symbol (*) ein.
Auswertung - Was bedeutet Passiva und Aktiva bei einer Bilanz?
Aktiva, also die Aktivseite, zeigt auf, welches Vermögen dem Unternehmen zur Verfügung steht, mit dem letztlich aktiv gearbeitet werden kann.
Die Passivseite, also Passiva hingegen zeigt auf, wie das Vermögen im Unternehmen finanziert wurde – entweder mit Eigenkapital oder mit Verbindlichkeiten (Kredit).
Die Passivseite, also Passiva hingegen zeigt auf, wie das Vermögen im Unternehmen finanziert wurde – entweder mit Eigenkapital oder mit Verbindlichkeiten (Kredit).
Auswertung - Was ist ein abweichendes Wirtschaftsjahr?
Der Kaufmann hat zum Schluss eines jeden Geschäftsjahres eine Bilanz gem. § 240 Abs. 2 HGB i. V. m. § 242 Abs. 1 HGB zu erstellen.
Das HGB spricht dabei nicht davon, dass das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr identisch sein muss. Es wird lediglich verlangt, dass die Dauer des Geschäftsjahres zwölf Monate nicht überschreiten darf.
Der Beitrag gibt einen Überblick über die zu beachtenden handelsrechtlichen Vorschriften sowie über die steuerrechtlichen Besonderheiten bei abweichenden Geschäftsjahren zum Kalenderjahr.
Das HGB spricht dabei nicht davon, dass das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr identisch sein muss. Es wird lediglich verlangt, dass die Dauer des Geschäftsjahres zwölf Monate nicht überschreiten darf.
Der Beitrag gibt einen Überblick über die zu beachtenden handelsrechtlichen Vorschriften sowie über die steuerrechtlichen Besonderheiten bei abweichenden Geschäftsjahren zum Kalenderjahr.
AMS ARCHIV
Warum ist das gemeinsame Arbeiten mit AMS Finanz besser?
Eingangsrechnungen welche Sie in AMS Archiv Einscannen bzw. Archivieren, werden anschließend mit AMS Finanz ganz automatisch selbst verbucht - somit sparen Sie sich das manuelle Buchen; dies spart Zeit und minimiert Fehler.
Warum wird mein Beleg nicht erkannt?
Meist liegen hier kleine technische Differenzen vor, diese lassen sich jedoch schnell selbst beheben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Überprüfen Sie die Qualität Ihres eingescannten Dokuments.
Befinden sich Flecken, Verschmutzungen oder ähnliches auf dem Dokument?
Es empfiehlt sich hier in regelmäßigen Abständen den Scanner selbst zu reinigen, befolgen Sie hier die Empfehlungen des
Herstellers oder öffnen Sie die vordere Klappe und wischen mit einem fusselfreien leicht feuchten Tuch den unteren Bereich sauber.
2. Ist der Text schief oder schräg auf dem Dokument angebracht?
Dann wiederholen Sie den Vorgang und achten Sie darauf, dass das Dokument gerade durch den Scanner eingezogen wird.
3. Überprüfen der txt-Datei, hat sich hier der Aufbau / die Struktur verändert?
Ändern Sie die Angaben so ab, dass die Datei wieder Ihren ursprünglichen Aufbau anzeigt.
4. Archivieren Sie den Beleg manuell.
Alle rot gekennzeichneten Felder müssen hiermit von Ihnen händisch eingetragen werden (z.B.: Datum, Name, Rechnungsnummer,
Betrag, usw.).
5. In allen Fällen gilt:
Löschen Sie das eingescannte bzw. fehlerhafte Dokument und Starten Sie den Archivierungsvorgang neu.
(Belege welche noch nicht archiviert sind, werden mittels des Löschen-Buttons (Mülleimer-Symbol) gelöscht).
6. Wenn alle diese Maßnahmen ohne Erfolg sind, ...
dann kontaktieren Sie bitte unseren Support unter:
+49(0) 7171 – 600 5-12 /-16.
1. Überprüfen Sie die Qualität Ihres eingescannten Dokuments.
Befinden sich Flecken, Verschmutzungen oder ähnliches auf dem Dokument?
Es empfiehlt sich hier in regelmäßigen Abständen den Scanner selbst zu reinigen, befolgen Sie hier die Empfehlungen des
Herstellers oder öffnen Sie die vordere Klappe und wischen mit einem fusselfreien leicht feuchten Tuch den unteren Bereich sauber.
2. Ist der Text schief oder schräg auf dem Dokument angebracht?
Dann wiederholen Sie den Vorgang und achten Sie darauf, dass das Dokument gerade durch den Scanner eingezogen wird.
3. Überprüfen der txt-Datei, hat sich hier der Aufbau / die Struktur verändert?
Ändern Sie die Angaben so ab, dass die Datei wieder Ihren ursprünglichen Aufbau anzeigt.
4. Archivieren Sie den Beleg manuell.
Alle rot gekennzeichneten Felder müssen hiermit von Ihnen händisch eingetragen werden (z.B.: Datum, Name, Rechnungsnummer,
Betrag, usw.).
5. In allen Fällen gilt:
Löschen Sie das eingescannte bzw. fehlerhafte Dokument und Starten Sie den Archivierungsvorgang neu.
(Belege welche noch nicht archiviert sind, werden mittels des Löschen-Buttons (Mülleimer-Symbol) gelöscht).
6. Wenn alle diese Maßnahmen ohne Erfolg sind, ...
dann kontaktieren Sie bitte unseren Support unter:
+49(0) 7171 – 600 5-12 /-16.
Wie lösche ich einen Beleg?
Fall 1: Beleg wurde noch nicht archiviert.
Drücken Sie hierzu einfach das Mülleimer-Symbol.
Fall 2: Beleg wurde Archiviert.
Wechseln Sie zunächst in den Editiermodus.
Wählen Sie den Beleg (obere mittlere Tabelle) aus.
Ändern Sie nun die Aufbewahrungsfrist ab -> rechte Maustaste drücken, es öffnet sich ein PopUp Fenster -> setzen Sie die Frist auf „ohne Frist“, (muss auf „Null“ sein) -> Beleg anschließend speichern.
Der Button "Löschen" steht nun wieder zur Auswahl bereit ... -> durch Drücken des Symbols löschen Sie Ihren Beleg.
Drücken Sie hierzu einfach das Mülleimer-Symbol.
Fall 2: Beleg wurde Archiviert.
Wechseln Sie zunächst in den Editiermodus.
Wählen Sie den Beleg (obere mittlere Tabelle) aus.
Ändern Sie nun die Aufbewahrungsfrist ab -> rechte Maustaste drücken, es öffnet sich ein PopUp Fenster -> setzen Sie die Frist auf „ohne Frist“, (muss auf „Null“ sein) -> Beleg anschließend speichern.
Der Button "Löschen" steht nun wieder zur Auswahl bereit ... -> durch Drücken des Symbols löschen Sie Ihren Beleg.
Wie versende ich Belege an meinen Steuerberater?
Hier gilt, jeder Beleg welcher später für den Steuerberater von Nöten ist, muss zuvor beim Archivieren mit dem Hinweis versehen werden: „Steuerrelevant“.
Diese Markierung kann über 2 verschiedene Wege gesetzt werden.
1. Möglichkeit: Per manueller Markierung.
Jedes Mal wenn Sie einen Beleg archivieren, aktivieren Sie die Checkbox "RÜCK" neben dem Feld: „BUCHHALTUNG“ (zu finden im mittleren Arbeitsbereich)
und schließen ganz gewohnt den Vorgang Ihrer Archivierung ab.
2. Möglichkeit: Per Belegerkennung.
Wenn Sie die Belegerkennung nutzen, erfolgt die Markierung für alle steuerrelevanten Belege automatisch durch das System. (Bei der Einrichtung der Belegerkennung, setzen Sie z.B.: bei Rechnungen das Häkchen aktiv).
Belege an Steuerberater versenden.
Zum Zeitpunkt des Versandes an den Steuerberater, öffnen Sie den SELEKTIONS Modus.
Grenzen Sie im Feld: "DATUM", die Angaben: "VON BIS/EIN" und betätigen anschließend den Button: "EXPORT" -> "STEUERBERATER".
Anschließend wird eine Meldung ausgegeben, dass Ihre Belege an den Steuerberater per E-Mail versendet werden.
Diese Markierung kann über 2 verschiedene Wege gesetzt werden.
1. Möglichkeit: Per manueller Markierung.
Jedes Mal wenn Sie einen Beleg archivieren, aktivieren Sie die Checkbox "RÜCK" neben dem Feld: „BUCHHALTUNG“ (zu finden im mittleren Arbeitsbereich)
und schließen ganz gewohnt den Vorgang Ihrer Archivierung ab.
2. Möglichkeit: Per Belegerkennung.
Wenn Sie die Belegerkennung nutzen, erfolgt die Markierung für alle steuerrelevanten Belege automatisch durch das System. (Bei der Einrichtung der Belegerkennung, setzen Sie z.B.: bei Rechnungen das Häkchen aktiv).
Belege an Steuerberater versenden.
Zum Zeitpunkt des Versandes an den Steuerberater, öffnen Sie den SELEKTIONS Modus.
Grenzen Sie im Feld: "DATUM", die Angaben: "VON BIS/EIN" und betätigen anschließend den Button: "EXPORT" -> "STEUERBERATER".
Anschließend wird eine Meldung ausgegeben, dass Ihre Belege an den Steuerberater per E-Mail versendet werden.
Achtung:
Bitte drücken Sie nicht den Button: "SELEKTIEREN", sondern nach der Datumsvergabe, lediglich den Button: "EXPORT".
Wie funktioniert die Volltextsuche?
Mittels der Volltextsuche werden Belege durch einzelne Begriffe gefunden - dies ist sehr nützlich, sollten Sie Angaben, - wie:
"Datum, Betrag, Name, usw.", gerade nicht zur Hand haben.
Öffnen Sie den Menüpunkt: "SELEKTIEREN".
Tragen Sie in das Suchfeld (zu finden im mittleren Arbeitsbereich), Ihren Suchbegriff ein, z.B.: "Joystick", oder "XEON".
Markieren Sie den Radiobutton: „Volltextsuche“ und drücken nun den Button: "SELEKTIEREN".
Ist der Radiobutton: „Beschreibung“ aktiviert, wird nur im WWS Bereich gesucht – sämtliche Angaben die automatisch aus
dem System Ihrer WWS eingetragen wurden.
"Datum, Betrag, Name, usw.", gerade nicht zur Hand haben.
Öffnen Sie den Menüpunkt: "SELEKTIEREN".
Tragen Sie in das Suchfeld (zu finden im mittleren Arbeitsbereich), Ihren Suchbegriff ein, z.B.: "Joystick", oder "XEON".
Markieren Sie den Radiobutton: „Volltextsuche“ und drücken nun den Button: "SELEKTIEREN".
Ist der Radiobutton: „Beschreibung“ aktiviert, wird nur im WWS Bereich gesucht – sämtliche Angaben die automatisch aus
dem System Ihrer WWS eingetragen wurden.
Tipp:
Auch die Eingabe mehrerer Suchbegriffe ist möglich, indem diese mit Semikolon getrennt werden.
Archiviert AMS Archiv Belege automatisch?
Ja - sofern alle notwendigen Parameter erkannt werden.
Setzen Sie im seitlichen Menü: „INFO“, die Haken aktiv bei den Kategorien; "MAIL, SCAN und WWS", werden alle Belege
vollständig durch das System archiviert, und zwar immer dann, wenn alle notwenigen Parameter wie: "SCHLAGWORT,
ART DES BELEGES, etc". eindeutig zuordenbar sind.
Die Belege welche systembedingt nicht erkannt wurden, werden in der Vorschautabelle im AMS Archiv rot markiert
und müssen manuell abgearbeitet werden.
Setzen Sie im seitlichen Menü: „INFO“, die Haken aktiv bei den Kategorien; "MAIL, SCAN und WWS", werden alle Belege
vollständig durch das System archiviert, und zwar immer dann, wenn alle notwenigen Parameter wie: "SCHLAGWORT,
ART DES BELEGES, etc". eindeutig zuordenbar sind.
Die Belege welche systembedingt nicht erkannt wurden, werden in der Vorschautabelle im AMS Archiv rot markiert
und müssen manuell abgearbeitet werden.
Tipp:
Der Vorteil durch das Setzen der Haken im seitlichen Menü: "INFO" ist, das Ihnen das einzelne abarbeiten der Belege erspart bleibt.
Wie editiere ich Belege nach dem archivieren?
Öffnen Sie den Menüpunkt: "SELEKTIEREN".
Wählen Sie den gewünschten Beleg in der mittleren Tabelle aus und drücken anschließend den Button: "EDITIEREN".
Sämtliche Daten stehen zur Bearbeitung zur Verfügung.
Per Doppelklick auf die Schlagworttabelle können Sie nun die Rubriken bzw. Zuweisungen anpassen / abändern.
Wählen Sie den gewünschten Beleg in der mittleren Tabelle aus und drücken anschließend den Button: "EDITIEREN".
Sämtliche Daten stehen zur Bearbeitung zur Verfügung.
Per Doppelklick auf die Schlagworttabelle können Sie nun die Rubriken bzw. Zuweisungen anpassen / abändern.
Aufgaben im Team beschleunigen?
Die Funktion des EDITIEREN ermöglicht eine schnellere & effizientere Zusammenarbeit im Team.
Hinterlassen Sie Notizen und Aufgaben direkt auf dem Beleg und weisen diesen per Workflow zur Abarbeitung an die jeweilige Abteilung weiter.
Kein zeitaufwendiges Schreiben von E-Mails und Suchen von Dateien.
Wie lege ich eine Akte an?
Wurde ein Beleg bereits archiviert und Sie möchten diesen in eine Akte verschieben bzw. nachträglich eine Akte hierzu anlegen?
So öffnen Sie den Menüpunkt: "SELEKTIEREN", wählen Sie zuerst Ihren gewünschten Beleg aus, anschließend drücken Sie auf das
blaue "+ Symbol", rechts neben dem Begriff: "Akten-Nr.:". Es öffnet sich ein neues Eingabefenster.
AKTENNUMMER: Hier kann die systemvorgegebene Nummer behalten werden oder eine individuelle Nummer vergeben werden.
Bei der Generierung der Aktennummer, öffnet sich ein neues Fenster, vergeben Sie alle notwendigen Angaben und bestätigen Ihre Eingaben mittels des Button: "SPEICHERN".
Ihr Beleg ist nun in einer Akte hinterlegt.
So öffnen Sie den Menüpunkt: "SELEKTIEREN", wählen Sie zuerst Ihren gewünschten Beleg aus, anschließend drücken Sie auf das
blaue "+ Symbol", rechts neben dem Begriff: "Akten-Nr.:". Es öffnet sich ein neues Eingabefenster.
AKTENNUMMER: Hier kann die systemvorgegebene Nummer behalten werden oder eine individuelle Nummer vergeben werden.
Bei der Generierung der Aktennummer, öffnet sich ein neues Fenster, vergeben Sie alle notwendigen Angaben und bestätigen Ihre Eingaben mittels des Button: "SPEICHERN".
Ihr Beleg ist nun in einer Akte hinterlegt.
Automatische Aktenanlage aus der WWS:
Sofern in den Einstellungen die automatische Aktenanlage aus Ihrem WWS eingestellt wurde, wird bei jeder geschriebenen Rechnung bzw. Lieferschein, Gutschrift, Garantievorgang oder Maschinenbezogenen Daten dieser Beleg automatisch in einer Akte gespeichert.